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南通市全面推进住房保障档案管理机制和信息化建设

    江苏省南通市住房保障产管理局认真贯彻落实我部《住房保障档案管理办法》,进一步完善住房保障档案管理制度,加强档案管理机制建设、强化部门协作、加快推进档案信息工作,取得明显成效。

  一、加强档案管理工作机制建设

  (一)推进档案管理制度和机构建设。南通市住房保障房产管理局高度重视住房保障档案管理工作,不断完善住房保障档案管理制度,明确了档案工作分管领导及档案室职责,档案室主任、专兼职档案人员工作职责,纸质和电子档案管理和利用制度。梳理国家和地方档案管理的法律、规章和规范性文件,汇编《南通市住房保障档案管理制度》。确定市住房保障发展中心具体管理住房保障档案业务,内设综合档案室,档案员编制2人、兼职档案员27人,其中在21个街道办设置了兼职档案员。

  (二)配备档案管理设施设备。近两年,南通市按照国家档案管理业务规范要求,进一步加强档案管理硬件建设,配置设施设备,落实管理措施,确保档案安全。一是建设了符合设计标准的档案管理专用库房、阅档室和办公室。二是配备档案管理专用设备和办公设备,包括手摇式密集档案架、无酸纸卷皮、档案盒、装订机、档案推车、计算机等。三是配备档案管理“八防”设施,落实安全措施。建立防火制度,配备温湿度计、加湿器、灭火器等,库房远离热源、水源,落实防火、防潮措施;安装空调、密闭门窗,保证相对密闭空间,落实防高温、防尘措施;配备防虫剂、灭鼠药,落实防虫、防鼠措施;配挂窗帘,安装监控设施,钥匙由专人保管,落实防光、防盗措施。

  二、强化档案管理部门协作

  (一)创新档案管理模式。南通市结合实际,建立了住房保障资产管理和审批管理两个“一体化”相结合的档案管理模式:将直管公房、房改类房列入住房保障档案管理范畴,实现“房屋资产一体化”管理;将住房保障预审收件、复审、终审审批等职能统一到综合对外服务窗口实施,实现“审批业务一体化”管理。资产整合管理和综合审批两部分业务,汇集到住房保障档案统筹管理,全面反映“申请审批、集中分配、合同签订、租金征收、房屋维护与维修、年审退出”管理流程全过程。根据《住房保障档案管理办法》要求,按照住房保障对象“一户一档”、住房保障房源“一房一档”原则,进一步规范档案资料管理。截至2013年4月,合计整理归档16万卷,其中住房保障档案4万卷。

  (二)注重对外联络与协调。制定了《住房保障档案对外协调归集资料暂行办法》,联席共建,争取社会各界支持配合,加强对跨部门、行业等住房保障档案资料的收集;与驻地公安部门签署“警地联合推进住房保障工作协议”,通过公安户籍电子系统协查低保、特困、低收入人员信息。加强部门协调的同时,聘请档案专业技术人员进行指导培训,提升了档案管理人员综合素质和业务水平。

  (三)加强档案资料外联与延伸管理。列支专项资金用于住房保障档案管理协调协作、培训调研等工作,保障资金需求。建立研讨会、协商会等会办制,通过会商协调解决档案管理难点。将档案管理纳入住房保障工作考核评价体系,推进住房保障档案管理工作可持续发展。

  三、推进档案管理信息应用

  一是加强住房保障信息系统数据库建设。南通市一次性投入扫描、整理档案经费约50万元,实现纸质档案电子化。建立4个基础数据库,挂接6个相关数据库,全面反映该市住房保障实施情况,实现档案延伸管理。4个基础数据库分别为低收入群体基础数据库、申请家庭情况数据库、住房保障审批数据库、住房保障档案利用数据库。6个相关数据库分别为直管公房数据库、优惠出售房改房数据库、职工购房补贴发放数据库、房屋产权产籍管理数据库、商品房预售数据库和省住房保障数据库。

  二是完善住房保障信息系统数据应用机制。深化基础数据库动态比较分析工作,作为综合复核、实施分类保障和推进工作计划的依据。建立住房保障信息数据预审机制,对所有申请住房保障的家庭实行基础数据库和挂接数据库的全方位查询管理,全面查询预审保障对象信息数据。

  三是健全住房保障信息数据核查机制。对住房保障基础数据库进行定期核查、随机核查和经常性自查,确保数据准确。通过向市总工会提取特困户基础电子数据信息、向公安部门核查户籍信息和车辆情况信息,实施定期核查。通过联接省住房保障网、市直管公房与优惠出售公房网、市房产交易中心房产信息网中的商品房预售和产权产籍数据库,实施随机核查。通过房屋产权产籍库、商品房预售库、省住房保障库、职工购房补贴库等数据库核查申请对象的住房情况,实施经常性自查。

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